ORCUS Gesellschaft für DV-Beratung und -Projektierung mbH

vertreten durch den geschäftsführenden Gesellschafter

Arnim W. Jablonowski

Burgstaller Weg 39

D-91074 Herzogenaurach

https- oder http-Zugriff

Sie können die Website der ORCUS GmbH sowohl per https als auch per http erreichen. Nur ein Zugriff per https erfolgt verschlüsselt, es erfolgt keine Zwangsumleitung von http auf https:

• https://www.orcus.de

• http://www.orcus.de
• http://www.orcus.info

Erhobene Daten

Technisch bedingt werden bei einem Zugriff auf eine Webseite von Ihrem Browser neben dem versuchten Zugriff (URL) und einem entsprechenden Zeitstempel auch die jeweils verwendete IP-Adresse, der vom Browser gesetzte User-Agent (Browserkennung), sowie ggf. eine Betriebssystemkennung und eine referer-URL (die Website von der aus der Nutzer durch Auswahl eines Links auf unsere Website gelangt ist) des Nutzers übertragen.

Es werden auf der Website keine Daten in Formularen erhoben. Es werden neben den technisch bedingten Daten für einen Seitenaufruf (s.u. IV Webzugriff - Protokollierung ) keine zusätzlichen auf Personen bezogenen Daten von Seitenbesuchern von uns erfasst bzw. zu Servern übertragen.

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Anforderung des Benutzer hin; insbesondere die URL und die verwendete IP-Adresse des Nutzers sind technisch notwendig um die angeforderten Inhalte bereitstellen zu können.

Zugriffe auf die Website werden zur Abwehr von unberechtigten und insbesondere schadhaften Zugriffen vom Webserver protokolliert.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 S.1 lit. f DSGVO

Berechtigtes Interesse

Im genannten Zweck liegt auch das berechtigte Interesse an der Verarbeitung von Daten gemäß Art. 6 Abs.1 S.1 lit. f DSGVO

Dauer der Datenspeicherung

Die intern vom Webserver benötigten Daten (IP-Adresse und URL) werden mit dem Bereitstellen der angeforderten Ressourcen nicht mehr benötigt und automatisch verworfen; Die Auswertung von Zugriffsprotokollen erfolgt in einem getrennten Prozess - s.u.

Externe Links

Verlinkte externe Angebote Dritter unterliegen nicht unserer Kontrolle. Entsprechend ist der jeweilige Anbieter für das Einhalten der gültigen nationalen - bzw. europäischen - Datenschutzverordnung verantwortlich.

Der Umgangen mit personenbezogenen Daten von EU-Bürgern bei Nutzung US amerikanischer Angebote wird durch das EU-US Privacy Shield (EU-US-Datenschutzschild) Abkommen geregelt.

Insbesondere fallen die folgenden, auf jeder Seite verlinken, externen Links/Angebote darunter:

Sämtliche sonstigen Links auf externe Seiten sind im Bereich

zusammengefasst. Insbesondere finden sich dort weiterführende Links zur DSGVO.

Scripting und verwendete Ressourcen

Der Internetauftritt der ORCUS GmbH unter "www.orcus.de" wird vollständig als statisches HTML generiert und verwendet keinerlei Scripting.

Es werden keinerlei Inhalte Dritter als unmittelbare Seiteninhalte verwendet.

Cookies, Tracking und Browser Fingerprints

Es werden keine Cookies benötigt oder von uns gesetzt.

Es werden keine speziellen Fonts benötigt oder von uns eingebettet. Insbesondere werden keine Fonts eingebettet, die es ermöglichen könnten gezielt einen Benutzer zu identifizieren.

Es werden weder interne noch externe Tracking-Dienste verwendet.

Es werden keine - internen oder externen - Tracking-Pixel o.ä zum identifizieren von Benutzer verwendet.

Es erfolgt von uns keine Auswertung des verwendeten Browsers oder installierter Browsererweiterungen - sogenannte Fingerprints - zum Identifizieren von Benutzern. Technisch bedingt finden sich allerdings allgemeine Information zum verwendeten Browser in den Protokollen des Webservers - s.u.

Zweck der Verarbeitung

Wir werten Zugriffsprotokolle zur Analyse und Abwehr von unerwünschten Zugriffen und Hackingversuchen aus. Es erfolgt von uns keine darüber hinausgehende Analyse des Nutzerverhaltens oder der von unserer Website heruntergeladenen Inhalte (Downloads).

Auffällig Zugriffe (Botnetze, Hackingversuche, o.ä) werden extrahiert und verschlüsselt bei uns im Haus auf externe Medien zur Beweissicherung und Analyse gesichert.

Im Rahmen der Sicherheitsanalyse werden in Webserver-Protokollen enthaltene IP-Adressen pseudonymisiert gespeichert.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 S.1 lit. f DSGVO

Berechtigtes Interesse

Im genannten Zweck liegt auch das berechtigte Interesse an der Verarbeitung von Daten gemäß Art. 6 Abs.1 S.1 lit. f DSGVO.

Dauer der Datenspeicherung

Sämtliche Zugriffe werden nach der Sicherheitsanalyse binnen einer Woche aus den Protokollen gelöscht.

Auffällig Zugriffe - s.o. - werden bei uns im Haus verschlüsselt auf externe Medien gesichert für 30 Tage vorgehalten und auf Anforderung ggf. an Ermittlungsbehörden übergeben.

Definition Adressdaten

Adressdaten beschreiben - soweit nicht explizit unterschieden - im Folgenden immer alle möglichen Ausprägungen von

• Wohnadressen
• Postalische Adressen
• Lieferadressen und Abladestationen
• Ansprechpartnern
• Telefon- oder Telefaxnummern
• Email-Adressen
• sonstige - meist elektronische - Kontaktmöglichkeiten

die für eine natürliche oder juristische Person, bzw. Organisation hinterlegt sind um mit diese zu kontaktieren oder geeignet sind diese zu identifizieren.

Definition Accountdaten

Accountdaten identifizieren ein rein technisches Konto, dass den Zugriff auf Dienste und die verfügbare Funktionalität definiert.

Accountdaten selbst enthalten keine Adressdaten oder Anteile von Adressdaten und werden typischer Weise von Administratoren der ORCUS GmbH im Rahmen ihrer Tätigkeit verwaltet.

Die Verknüpfung bzw. Auflösung von Accountdaten zu Adressdaten wird bei der ORCUS GmbH getrennt von der rein technischen Accountverwaltung gehalten und verwaltet.

Abgrenzung

Adressdaten die im Zusammenhang mit strafrechtlich relevanten Sachverhalten stehen, sind von den folgenden Regelung ausgenommen und können abhängig vom Sachverhalt ganz oder auszugsweise an Ermittlungsbehörden übergeben werden.

Nutzung

Adressdaten werden bei der ORCUS GmbH ausschließlich zur Abwicklung des täglichen Geschäftsbetriebs verwendet. Es erfolgt keine Auswertung zur Benutzeranalyse oder zu Marketingzwecken.

Weitergabe an Dritte

Eine vollständige oder auch auszugsweise Weitergabe an Dritte erfolgt ausschließlich im Rahmen von Projekttätigkeiten oder - sofern zutreffend - zur rechtlichen Beratung in Vertragsfragen an einen beauftragten Rechtsbeistand oder im Rahmen der steuerlichen Nachweispflicht an die betreffenden Finanzbehörden.

Die Weitergabe von Adressdaten im Rahmen von Projekttätigkeiten an Dritte erfolgt ausschließlich in Abstimmung mit dem Kunden unter der verpflichtenden Einhaltung der DSGVO seitens des Empfängers.

Darüber hinaus werden Adressdaten nicht - auch nicht auszugsweise - an Dritte weitergegeben oder über externe Dienste ausgewertet.

Aufbewahrung von Adressdaten

Adressdaten als Bestandteil von Rechnungen (Empfänger und Lieferadressen) und Verträgen (Vertragspartner bzw. zuständige Ansprechpartner) unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des jeweiligen Dokuments; s.u. "Email", bzw. "Dokumente und Unterlagen in Papierform"

Adressdaten mit kaufmännisch relevanten Inhalt oder einem direkten Projektbezug, werden ggf. für die Dauer der Geschäftsbeziehung in ein Adressverzeichnis bzw. ein CRM-System übernommen.

Für das CRM-System - bzw. die enthaltenen Nutzdaten - verwenden wir ein eigenes Datenbank-Backend zum isolierten Speichern von sensiblen Daten - s.u. Datenbanken.

Besteht die Geschäftsbeziehung nicht weiter fort, werden Adressdaten in der Regel solange im Adressverzeichnis bzw. CRM-System gehalten, bis sämtliche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten damit verknüpfter Vorgänge und Dokumente erloschen sind. Die entsprechenden Adressdaten werden zum Ende des Jahres gelöscht in dem die letzte Aufbewahrungspflicht endet.

Verschlüsselte Emails

Für das Übersenden von vertraulichen Informationen an uns sollten Sie verschlüsselte und signierte Emails verwenden.

Beim unverschlüsselten und unsignierten Übersenden von Emails ist weder die Vertraulichkeit von Inhalten noch deren Unversehrtheit gegenüber Veränderung gewährleistet.

Vertrauliche Unterlagen und Dokumente sollten selbst nur als verschlüsselter und signierter Anhang angefügt werden. Im Rahmen von Projektaufträgen werden public keys von unserer Seite angeboten.

Bei einem ersten Email-Kontakt mit uns erhalten Sie typischer Weise den jeweiligen public key des Ansprechpartners als Teil der Signatur. Den public key verwenden Sie bitte in Zukunft zum verschlüsselten Versenden von Emails.

Abgrenzung

Emails mit strafrechtlich relevantem Inhalt sind von den folgenden Regelung ausgenommen und können abhängig vom Sachverhalt ganz oder auszugsweise an Ermittlungsbehörden übergeben werden.

Nicht zustellbare Email

Emails die - irrtümlich - an ein nicht existierendes Emailkonto der Domain orcus.de gesendet werden, werden intern an ein sogenanntes catch-all Emailkonto weitergeleitet.

Es erfolgt keine automatische Rückmeldung an den Absender.

Entsprechende Mails werden - nach Durchsicht auf potentiell Irrläufer - typischerweise innerhalb einer Woche nach Eingang gelöscht. Der Zugriff auf das catch-all Emailkonto ist auf dafür zuständige Administratoren eingeschränkt.

Persönlich adressierte Email

Email die an eine Person adressiert ist, kann im Regelfall nur von dieser eingesehen werden.

Für das Zusenden von privaten Emails außerhalb dienstlicher Belange bitten wir Sie eine private Email-Adresse des jeweiligen Mitarbeiters zu nutzen.

In Ausnahmefällen ist es möglich, dass beauftragte Administratoren zu Wartungszwecken persönliche Emailkonten unter Einhaltung der Vertraulichkeit bearbeiten müssen. Inhalte von Emails werden dabei jedoch typischerweise nicht eingesehen; der Inhalt verschlüsselter Emails ist auch für Administratoren nicht einsehbar.

Email an dienstliche Funktionen

Emails die an eine dienstliche Funktionen adressiert sind - wie z.B. webmaster@orcus.de - werden ggf. von wechselnden, damit beauftragten Mitarbeitern bearbeitet.

Aufbewahrung von Emails

Emails werden nach deren Eingang für einen Zeitraum von 30 Tagen bei uns zur Bearbeitung vorgehalten und ausschließlich für die Erledigung des Geschäftsbetriebs verwendet.

Es erfolgt keine Auswertung von Emails zu Marketingzwecken und zur Nutzeranalyse.

Emails mit einem direkten Projektbezug, Kundenanfragen oder für den geschäftlichen Verkehr relevante Emails, für die darüber hinausgehende Aufbewahrungspflichten gelten, werden nach Ablauf von 30 Tagen verschlüsselt auf externen Medien bei uns im Haus archiviert.

Sonstiger Emailverkehr wird spätestens mit Ablauf von 30 Tagen nach Eingang gelöscht.

Weitergabe an Dritte

Eine vollständige oder auch auszugsweise Weitergabe an Dritte erfolgt ausschließlich im Rahmen von Projekttätigkeiten oder - sofern zutreffend - zur rechtlichen Beratung in Vertragsfragen an einen beauftragten Rechtsbeistand oder im Rahmen der Nachweispflicht an die betreffenden Finanzbehörden oder Sozialträger.

Die Weitergabe von Emails im Rahmen von Projekttätigkeiten an Dritte erfolgt ausschließlich in Abstimmung mit dem Kunden unter der verpflichtenden Einhaltung der DSGVO seitens des Empfängers.

Darüber hinaus werden Emails nicht - auch nicht auszugsweise - an Dritte weitergegeben oder über externe Dienste ausgewertet.

Aufbewahrung

Archivierte Emails mit einem rein technischem Projektbezug werden mit Ablauf der gesetzlichen Gewährleistungspflicht zum Ablauf des jeweiligen Jahres gelöscht.

Archivierte Emails deren Inhalt relevant für die Rechnungsstellung und die kaufmännische Auftragsabwicklung ist, werden zum Ablauf des Geschäftsjahres gelöscht in dem eine gesetzlich festgelegte Aufbewahrungspflicht endet.

Elektronische Archivierung

Dokumente werden ggf. gescannt und elektronisch archiviert. Im Folgenden wird - soweit nicht explizit angegeben - nicht weiter zwischen einem Originaldokument und seiner gescannten Kopie unterschieden. Die entsprechenden Regelungen betreffen ohne weitere Unterscheidung immer beide Formen des Dokuments.

Dokumente, welche nicht zwingend im Original bzw. Papierform vorgehalten werden müssen - wie z.B. Vertragsunterlagen oder Rechnungen - werden bei ausreichender Qualität eines Scan direkt vernichtet.

Nutzung

Dokumente werden Mitarbeitern nur im notwendigen Umfang für die Erledigung ihrer Aufgaben zugänglich gemacht.

Es erfolgt keine Auswertung von Dokumenten zu Marketingzwecken und zur Nutzeranalyse.

Weitergabe

Eine vollständige oder auch auszugsweise Weitergabe von Dokumenten an Dritte erfolgt ausschließlich im Rahmen von Projekttätigkeiten oder - sofern zutreffend - zur rechtlichen Beratung in Vertragsfragen an einen beauftragten Rechtsbeistand oder im Rahmen der steuerlichen Nachweispflicht an die betreffenden Finanzbehörden.

Die Weitergabe von Dokumenten im Rahmen von Projekttätigkeiten an Dritte erfolgt ausschließlich in Abstimmung mit dem Kunden unter der verpflichtenden Einhaltung der DSGVO seitens des Empfängers.

Aufbewahrung

Dokumente für die eine gesetzliche festgelegte Aufbewahrungspflicht gilt, werden zum Ende des Jahres in dem die entsprechende Aufbewahrungspflicht endet vernichtet.

Dokumente mit einem direkten Projektbezug werden - soweit nicht anders mit dem Kunden vereinbart - zum Ende des Jahres in dem die Gewährleistungspflicht endet vernichtet.

Elektronische Kopien von Dokumenten mit direktem Projektbezug die über den eigentlichen Entwicklungszeitraum hinaus benötigt werden - um z.B. Support-Anfragen bedienen zu können - werden verschlüsselt auf externen Medien bei uns im Haus gesichert und aus den Entwicklungssystemen entfernt.

Anonymisierung

Werden im Rahmen von Projekttätigkeiten Testdaten vom Kunden übergeben, liegt es - ohne eine gesonderte Vereinbarung - in der Verantwortung des Kunden personenbezogenen Echtdaten vor der Übergabe zu anonymisieren.

Auf Wunsch werden Testdaten gerne auch von uns anonymisiert und in der Folge ersatzweise verwendet; die original Testdaten werden nach der Konvertierung gelöscht.

Nutzung

Der Zugriff auf Testdaten wird soweit technisch möglich auf die bearbeitenden Mitarbeiter im Rahmen der Projektarbeit eingeschränkt.

Es erfolgt keine Auswertung von Testdaten zu Marketingzwecken und zur Nutzeranalyse. Die vollständige oder auszugsweise Weitergabe an Dritte ist ausgeschlossen.

Aufbewahrung

Werden Testdaten über den eigentlichen Entwicklungszeitraum hinaus archiviert - um z.B. Support-Anfragen bedienen zu können - werden dies verschlüsselt auf externen Medien bei uns im Haus gesichert und aus den Entwicklungssystemen entfernt.

Auskunft

Gemäß DSGVO Art. 15 haben Sie das Recht zu erfahren ob und welche personenbezogenen Daten von Ihnen bei uns zu welchen Zwecken verarbeitet werden.

Änderung

Gemäß DSGVO Art. 16 haben Sie unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Berichtigung von Daten.

Löschung

Gemäß DSGVO Art. 17 haben Sie unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Löschung von Daten.

Einschränkung der Verarbeitung

Gemäß DSGVO Art. 18 haben Sie unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.

Datenübertragbarkeit

Gemäß DSGVO Art. 20 haben Sie unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Widerspruch

Gemäß DSGVO Art. 21 haben Sie unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Widerspruch. Insbesondere weisen wir sie auf Ihr Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde an Ihrem Wohnort oder bei der für die ORCUS GmbH zuständige Behörde hin.